Door knob menu merupakan pelayanan Room Service secara

b. Room service minimal melayani penghidangan: 1. Makanan Indonesia 2. Makanan Asing 3. Minuman tanpa alkohol 4. Minuman alkohol 3. Persyaratan pelayanan keterampilan Pramusaji pelayanan kamar room service order taker dan waiter mampu: a. Memberikan informasi lengkap tentang makanan dan minuman yang tersedia serta waktu pelayanan yang diperlukan. b. Menerima setiap pesanan dan mengulang kembali agar tidak terjadi kesalahan meliputi: nama tamu, nomor kamar dan pesanannya. c. Menyajikan pesanan yang diminta tamu sesuai dengan waktu yang diinformasikan. d. Membantu penyajian makan minum didalam kamar, yakni ditempat yang diinginkan tamu yang bersangkutan dan segera meninggalkan kamar setelah tugas selesai atau tidak ada permintaan tambahan lainnya. e. Segera mengambil peralatan makan minum dari kamar apabila dikehendaki tamu.

2.2 Prasarana Dan Sarana Pemesanan

Pendapatan room service tergantung sepenuhnya dari pesanan makan minum oleh tamu dikamar hotel. Di samping untuk memenuhi persyaratan klasifikasi dan golongan kelas hotel, pelayanan room service yang diselenggarakan selama 24 jam mengingat kebutuhan makanan dan minuman bagi tamu-tamu hotel tidak mengenal batas waktu. Dengan dioperasikannya room service selama 24 jam maka setiap saat tamu membutuhkan makan minum dikamarnya dapat segera dilayani. Untuk memperlancar serta mempermudah pemesanan makan minum tersebut para tamu membutuhkan media informasi serta sarana komunikasi. Media komunikasi yang terpenting adalah daftar hidangan menu sehingga tamu mengetahui berbagai macam makanan dan minuman yang dapat disediakan room service ke kamarnya. Sedangkan untuk melakukan pemesanan tersebut dibutuhkan sarana komunikasi berupa pesawat telepon. 1. Room servicemenu Jenis-jenis daftar menu yang umumnya ditempatkan di kamar untuk disajikan melalui pelayanan room service adalah: a. Room service a la carte Daftar menu untuk makan siang dan makan malam yang memuat berbagai macam makanan. Setiap jenis makanan sudah mempunyai harga sehingga tamu dapat menyusun sendiri menu yang disukainya dan berdasarkan kemampuannya. b. Room service breakfast Daftar menu untuk makan pagi baik dalam bentuk a la carte breakfast maupun fixed menu breakfast. c. Door knob menu Merupakan lembaran pemesanan untuk makan pagi bagi tamu-tamu kamar yang ingin memesan lebih awal serta tepat waktu.Doorknob menu sudah disediakan room boy di kamar tamu, dan tamu dapat mengisi doorknob menu pada malam hari sebagai berikut: 1. Hidangan apa yang diinginkan 2. Banyaknya hidangan yang dipesan 3. Tanggal pemesanan 4. Jam pengantaran hidangan 5. Nomor kamar 6. Tanda tangan tamu Setelah door knob menu diisi oleh tamu, maka door knob menu digantung tamu pada pada handel pintu kamar tamu di sebelah luar. Kemudian petugas room service mengambil door knob menu di setiap kamar tamu yang memesan. Door knob menu langsung diberikan ke order taker untuk dibuatkan guest bill. Pemesanan ini disebut dengan pemesanan secara tidak langsung. d. Wine list Disamping daftar makanan dan minuman, dikamar juga perlu disediakan wine list, yaitu daftar minuman anggur yang dapat disajikan room service ke kamar. Melalui daftar ini tamu dapat memilih minuman anggur yang disukainya. 2. Pesawat telepon Pesawat telepon mutlak harus disediakan dikamar karena tamu akan memesan makanan dan minuman yang diinginkannya melalui pesawat telepon ini. Untuk hotel besar yang memiliki kapasitas kamar cukup banyak, perlu disediakan beberapa pesawat telepon. Sebagian dari pesawat telepon itu dilengkapi denganlight dial control sehingga dapat diketahui dari nomor kamar berapa tamu tersebut bertelepon. 2.3Prasarana Dan Sarana Pelayanan Secara umum alat-alat penyajian di room service tidak berbeda dengan alat- alat dan perlengkapan penyajian yang dipergunakan di restoran. Begitu juga dengan alat-alat makanan yang dipergunakan. Namun demikian kebanyakan hotel membedakan peralatan makan minum di room service dengan peralatan pada outlet lainnya agar peralatan tersebut tidak bercampur baur. Pembedaan tersebut tidak dilakukan terhadap jenis maupun mutu peralatan, tetapi hanya terhadap penampilan fisiknya saja seperti model dan warnanya. Tata ruang room service sangat berbeda dengan restoran. Room service tidak mempunyai ruang makan dan konsentrasi ruangan untuk room service adalah untuk ruang persiapan. Room service membutuhkan ruang persiapan yang luas untuk mempersiapkan kegiatan pelayanan kekamar tamu. Ruang persiapan ini harus berhubungan dengan bagian atau ruangan lainnya yaitu: 1. Dapur Utama Main Kitchen Ruang persiapan dengan dapur utama hanya dihubungkan dengan loket untuk tempat penyerahan slip order ke dapur dan penyerahan makanan dari dapur ke ruang persiapan. Dengan tidak adanya pintu penghubung dari dapur ke ruang persiapan maka proses pemesanan maupun penyerahan makanan dapat berlangsung tertib dan aman. 2. Ruang Pencucian Alat Dishwashing Area Berbeda dengan dapur, maka antara ruang persiapan dengan ruang pencucian peralatan dihubungkan dengan sebuah pintu untuk memudahkan membawa masuk peralatan yang akan dicuci dan sebaliknya, yaitu membawa peralatan yang sudah dibersihkan ke ruang persiapan. Kebanyakan pintu penghubung ini tidak menggunakan daun pintu untuk kelancaran serta keamanan proses keluar masuk peralatan. 3. Transportasi Mekanis Room service memiliki transportasi mekanis secara khusus yang terdiri dari: a. Room serviceelevator Digunakan oleh hanya petugas room service untuk mengantar pesanan ke kamar dan membawa peralatan makan minum dari kamar. b. Dump waiter Untuk mengirim makanan dari room service ke floor station di masing-masing lantai. Dump waiter hanya untuk alat angkut makanan dan peralatan tanpa petugas. Pintu elevator maupun pintu dump waiter harus berhubungan langsung dengan ruang persiapan. c. Order Taker DeskRoom Ruangan khusus untuk penerimaan pesanan dari kamar harus berada di salah satu bagian dari ruang persiapan atau berhubungan langsung dengan ruang persiapan ini. Order taker desk juga harus berdekatan dengan loket ke dapur serta ke meja kasir. d. Meja Kerja Kasir Cashier Desk Meja kerja kasir room service sebaiknya ditempatkan dekat dengan pintu ke transportasi mekanis, agar pramusaji mudah untuk mendapatkan guest bill sebelum masuk ke elevator dan segera menyerahkan bill kepada kasir setelah penyajian ke kamar selesai dikerjakan. Perlengkapan yang harus ada di ruang persiapan meliputi semua peralatan yang diperlukan untuk penyajian makanan dan minuman ke kamar tamu termasuk yang diperlukan di dalam kegiatan mempersiapkan, menyimpan dan menyusun peralatan tersebut. Perlengkapan tersebut antara lain adalah: 1. Meja-meja untuk pengaturan makanan dan minuman yang akan disajikan ke kamar; 2. Lemari peralatan; 3. Lemari pendingin; 4. Troli, nampan, penutup makanan; 5. Pemanas rechaud ; 6. Gueridon trolley 7. Cutlery, chinawares, glasswares, potwares, hollow wares, condiments.

2.4 Harga Makanan Dan Minuman


A.    PENGANTAR ROOM SERVICE

1.      Pengertian

Ada beberapa pendapat yang dikutip oleh beberapa penulis tentang pengertian room service yaitu:

- Bagian dari tata hidangan yang bertanggung jawab atas pesanan dan pelayanan makanan dan minuman untuk dihidangkan di kamar tamu dan juga di tempat lain di dalam hotel kecuali restoran.

(S. Medlik 1980 : 52-55)

- Bagian dari food and beverage service yang mengelola penjualan makanan dan minuman yang diantar langsung ke kamar tamu yang menginap di hotel.

(Endar Sugiarto & Sri Sulartiningrum ,1998)

- Salah satu bagian dari food and beverage department yang bertugas melayani para tamu yang menghendaki makan dan minum di dalam kamarnya.

(Marsum WA, 1993 : 343)

2. Fungsi

            a. Memberikan pelayanan makanan dan minuman bagi tamu hotel

            b. Meningkatkan laba atau keuntungan

            c. Menjaga reputasi atau nama baik hotel

Room Service di Hotel 

Pada umumnya tamu yang memesan hidangan melalui room service terdapat beberapa kemungkinan antara lain:

-          Malas (honeymoon, malas bertemu banyak orang, dll)

-          Sakit

-          Tidak mempunyai waktu banyak

-          Privasi

3. Karakteristik

Room service beroperasi selama 24 jam dengan tiga shift kerja, untuk melayani tamu yang memerlukan Breakfast, Lunch, Dinner dan Supper.

Makanan dan minuman dapat dipesan melalui telepon atau door knob menu (khusus untuk breakfast) dan seluruh pesanan diantar langsung oleh staf room service ke kamar tamu, lobby ataupun tempat lain didalam hotel selain di restoran dan bar

Hidangan yang disediakan lebih lengkap, harga makanan dan minuman yang ditawarkan di room service lebih tinggi dibandingkan outlet lainnya. Hal ini disebabkan karena memerlukan peralatan - peralatan khusus serta pengantaran hidangan kekamar tamu / tempat lain yang diinginkan tamu.

Struktur organisasi room service berbeda dengan restoran. Di room service di butuhkan staf order taker yang bertugas menerima dan mencatat pesanan tamu melalui telepon.

Sistim pengawasan dalam pelayanan lebih sulit, sehingga diperlukan dokumen/ report dan sistim komunikasi yang dafat berfungsi untuk mengawasi pelayanan.

Lokasi atau tata letak room service harus strategis, artinya dekat dengan dapur utama (main kitchen), area tempat pelayanan (service area), area tempat cuci piring (steward area), kasir serta elevator atau jalan menuju kamar tamu.



            Room service harus diatur dan di tata dengan baik agar opersinya dapat efesien. Untuk itu room service area harus memiliki :

-          Ruang tersendiri dengan udara segar, nyaman, ventilasi cukup atau kalau perlu pakai AC.

-          Beberapa buah telepon diatas meja yang siap berdering sewaktu menerima pesanan dari tamu

-          Rak-rak atau laci-laci tempat menyimpan peralatan seperti cutleries, serbet, supplies dan lain lain

-          Guest slip rack yaitu rak khusus untuk menempatkan guest slip/ data tamu dan working table untuk menempatkan tray sewaktu menata pesanan.

B.     STRUKTUR ORGANISASI dan JOB DESCRIPTION

1. Struktur Organisasi Room Service

            Sumber : Marsum WA, 1993


2. Uraian Tugas Room Service

(Room Service Job Description)

a. Room Service Manager

- Melakukan pengawasan langsung terhadap kelancaran operasi room service terutama pelayanan makanan dan minuman kepada tamu

- Membuat rencana kerja dan training bagi bawahan

- Mengorganisir seluruh kegiatan room service

- Membuat daftar rekapitulasi kerja tahunan / bulanan tiap bawahan

- Membuat laporan hasil operasi room service secara berkala kepada F & B manager

b. Room Service Head Waiter

            - Membuat report room service

            - Membuat permintaan barang ke gudang

            - Mengawasi dan membimbing bawahan

            - Mengambil alih tigas room service manager sewaktu berhalangan

            - Menangani masalah yang tidak dapat di atasi oleh bawahan

c. Room Service Captain

- Memeriksa penampilan dan memotivasi kerja waiter

- Mengatur penggunaan peralatan dan bahan

- Melayani tamu penting (VIP guest) dan pesanan khusus

- Menangani perjamuan di kamar

- Memeriksa penataan makanan dan minuman serta peralatan yang digunakan sebelum dikirim ke kamar

- Mengkoordinir kegiatan waiter dalam melakukan pelayanan ke kamar tamu

- Menangani keluhan tamu

- Membuat laporan harian hasil penjualan

d. Room Service Order Taker / Order Clerk

- Menjawab telepon tamu dengan baik dan benar dan memberikan perhatian pada tamu

- Mencatat setiap pesanan tamu pada order pad dengan benar

- Memberikan penjelasan menu dan informasi lain kepada tamu yang memerlukan

- Menindaklanjuti dan mengontrol setiap pesanan tamu

- Berkoordinasi dengan pihak lain dalam usaha memberikan pelayanan yang optimal

e. Room Service Waiter

-          Menindaklanjuti pesanan tamu

-          Menghidangkan fruit basket di kamar bagi tamu baru datang (Check-in)

-          Menata peralatan dan pesanan tamu diatas tray atau trolley

-          Memeriksa pesanan sebelum di kirim ke kamar tamu

-          Mengantarkan pesanan ke kamar tamu

-          Menata dan menyajikan pesanan di kamar tamu

-          Menyodorkan rekening/bill tamu dengan benar

-          Mengangkat peralatan kotor dari kamar tamu

-          Sift malam bertugas mengumpulkan door knob menu dan menyiapkan peralatan annya

-          Melaporkan kegiatan kepada room service captain

f. Room Service Bus Boy

            Melaksanakan tugas yang diberikan waiter seperti:

            - Menyiapkan dan membersihkan peralatan (cutlery, glassware, chinaware, linen, dll)

            - Membersihkan trolley

            - Mengantarkan pesanan yang sederhana seperti the dan kopi

            - Mengumpulkan peralatan kotor dari station untuk dibawa ke steward area

C. PEMESANAN HIDANGAN MELALUI ROOM SERVICE

Ada 2 cara pemesan makanan dan minuman di room service yang dapat dilakukan  yaitu:

1.      Melalui Telepon

Jika tamu memesan hidangan melalui telepon, pemesanan tersebut langsung diterima oleh petugas room service (order taker). Order taker akan menulis pesanan tersebut dalam buku pesanan / slip order sebanyak tiga rangkap dan selanjutnya masing – masing slip order diserahkan ke bagian :

-          Lembar ke satu dikirim ke dapur (kitchen) atau bar

-          Lembar ke dua dikirim ke kasir untuk dibuatkan rekening / bill

-          Lembar ketiga diberikan kepada pramusaji untuk menata pesanan.

Hal tersebut masih menggunakan sistim manual. Apabila menggunakan system computer atau micros machine maka order taker langsung memasukkan data sesuai pesanan dan langsung merupakan guest bill, lembaran lain sudah langsung diterima dibagian dapur atau bar tanpa melalui pramusaji.

Cara menerima telepon di room service

Usahakan mengangkat gagang telepon dengan benar sebelum dering ke dua dan jangan berdering lebih dari tiga kali

Pertama mengangkat telepon ucapkan dan jati diri dan salam selamat pagi/siang/malam dan sebutkan nama order taker seperti : Room service, good morning, Ani speaking, may I help you, sir/madam ?

  1. Concentrate on the conversation

Pusatkan perhatian pada pembicaraan tamu agar tidak terjadi kesalahan. Tamu tidak mau tahu apakah kita sedang sibuk atau tidak, telpon mereka sangat penting. Jangan menjawab telepon sambil berbicara dengan teman sewaktu melaksanakan tugas.

Berbicara dengan jelas, jangan sambil mengunyah sesuatu dalam mulut seperti permen karet, menggigit pensil, dan lain-lain.

Berbicara dengan nada yang menyenangkan, jangan sampai ada nada kesal atau berteriak, Hal ini akan merasa tamu tidak senang.

Usahakan memanggil nama tamu bila sudah mengenalnya atau lihat nama tamu pada guest slip sesuai dengan nomor kamar yang muncul di monitor telepon. Hal ini sangat penting sebagai penghargaan kepada tamu yang menginap di hotel.

Order taker harus selalu siap membantu bila ada tamu yang menginginkan penjelasan, beri saran kepada tamu yang sulit dalam memilih hidangan.

Ulangi sekali lagi permintaan / pesanan tamu termasuk nomor kamar dan waktu pengantaran pesanan agar tidak terjadi kesalahan.

  1. Appologize for error and delay

Segera telepon tamu yang memesan bila terjadi kesalahan atau keterlambatan dalam pengiriman makanan dan minuman yang dipesan.

  1. Say thank you before ending call

Setelah tamu selesai menelpon dengan pesanannya, segera ucapkan terima kasih dengan rasa senang hati dan siap membantu bila ada keperluan lainnya. Letakkan gagang telepon setelah tamu meletakkn gagang teleponnya terlebih dahulu. Hal tersebut untuk menghindari apabila tamu akan memesan hidangan lainnya masih dapat diterima oleh order taker, tanpa harus mengulang nomor room service.

2.      Melalui Door Knob Menu

Setelah door knob menu diisi tamu dan digantungkan pada pintu sebelah luar, selanjutnya petugas room service mengambil dan dipilah dikelompokkan berdasarkan jam pengantaran yang diinginkan tamu, kemudian diserahkan ke order taker untuk dibuatkan slip order.

D. PENATAAN PESANAN TAMU

1. Fungsi penataan:

  1. Memudahkan dan keamanan dalam pengantaran pesanan
  2. Memudahkan tamu menikmati hidangan
  3. Memudahkan dalam memeriksa / mengecek kelengkapan pesanan
  4. Sebagai standarisasi perusahaan

2. Teknik Penataan Pesanan

  1. Penataan harus rapi bersih dan menarik
  2. Hindari penumpukan dan jauhkan antara makanan panas dengaan makanan dingin
  3. Suhu makanan harus tetap di jaga (gunakan alat yang dapat menjaga suhu dan kondisi makanan) seperti gunakan heater untuk makanan panas, termos/pot untuk minuman dan alat / bahan pendingin untuk makanan dingin.
  4. Jauhkan makanan yang mudah tumpah dengan badan saat membawa
  5. Pastikan seluruh makanan tertutup (gunakan food cover dan plastic wrapped
  6. Kelompokan makanan utama dengan makanan penyertannya
  7. Gunakan peralatan yang tepat

E. PELAYANAN ROOM SERVICE

1.      Jenis Pelayanan

Jenis pelayanan di room service berbeda dengan di restoran. Adapun jenis pelayana di room serviceterdiri dari dua macam :

a.       Tray service

Yaitu pelayanan yang mana pesanan ditata dan diantar kekamar tamu dengan menggunakan nampan (tray) yang ukurannya lebih besar.

b.      Trolley service

Yaitu pelayanan yang mana pesanan ditata dan diantar kekamar tamu dengan menggunakan kereta dorong (trolley)

2.  Prosedur pelayanan room service

  1. Tamu memesan hidanganmelalui telepon atau door knob menu
  2. Order taker menrima pesanan melalui telepon atau door knob nenu lalu menulis/menyalin kedalam slip order yang terdiri dari 3 rangkap dan didistribusikan ke dapur,atau bar, kasir dan pramusaji.
  3. Pramusaji menyiapkan dan menata peralatan diatas tray atau trolley sesuai dengan slip order
  4. Jika makanan dan minuman sudah siap, slanjutnya ditata diatas tray atau trolley termasuk makanan penyerta atau bumbu - bumbuan (condiment)
  5. Siapkan Bill dan daftar peralatan
  6. Setelah penataan pesanan siap diatas tray atau trolley, selanjutnya dicek dan dilaporkan kepada supervisor untuk dicatat pada room service report
  7. Pesanan diantar ke kamar tamu

3.  Tata Cara Pelayanan di kamar tamu

  1. Pramusaji memastikan nomor kamar yang dituju
  2. Pramusaji mengetuk pintu kamar tamu sebanyak tiga kali sambil menyebutkan jati diri (room service)
  3. Setelah tamu membuka pintu, pramusaji mengucapkan salam kepada tamu (selamat pagi / selamat siang / selamat malam tergantung dari waktu pengantarannya)
  4. Jika menggunakan trolley pramusaji menanyakan kepada tamu dimana tamu ingin menikmati hidangannya. Dan jika menggunakan tray pramusaji dapat menata hidangan tamu di atas coffe table atau night table
  5. Jika menggunakan trolley , maka trolley dapat diperbesar dahulu dengan cara membuka sayap kiri dan kanan. Pastikan bahwa roda trolley terkunci dengan baik agar pada saat tamu makan trolley tersebut tidak lepas dari kaitannya
  6. Jelaskan kepada tamu jenis makanan dan minuman sesuai dengan pesanannya termasuk peralatan yang digunakan
  7. Tanyakan kepada tamu apakah memerlukan pelayanan dari pramusaji pada saat menikmati hidangan, jika tidak pramusaji mempresentasikan bill dan meminya tamu untuk menandatanganinya
  8. Sebelum meninggalkan kamar tamu, pramusaji mematikan alat pemanas (heater atau rechaud) yang berada dibawah trolley. Hal tersebut dimaksudkan agar tidak terjadi hal yang tidak diinginkan seperti makanan hangus, atau kebakaran.
  9. Selanjutnya pramusai memberikan “Magic Word” have a nice day kepada tamu dan mengucapkan salam sekali lagi kepada tamu
  10. Pramusaji meninggalkan kamar tamu dan menutup kembali pintu kamar tamu dengan perlahan
  11. Pramusaji kembali ke kasir untuk menyerahkan bill dan selanjutnya ke room service station untuk melaksanakan tugas berikutnya. 

F. MENGANGKAT PERALATAN KOTOR DARI KAMAR TAMU

 (Clearing up Room Service)

            Semua peralatan yang telah selesai digunakan segera diangkat dari kamar tamu. Hal ini merupakan tanggung jawab penuh room service waiter yang bersangkutan. Mereka harus memastikan bahwa semua peralatan telah kembali dan sesuai dengan jumlah pada saat pengiriman.

            Ada beberapa tempat dimana waiter dapat mendapatkan kembali peralatan yang sudah selesai digunakan dalam pelayanan room service yaitu:

a.       Di kamar tamu

b.      Di koridor (biasanya tamu meletakkan diluar kamar dekat pintu masuk)

c.       Di housekeeping floor station (dikumpulkan oleh room boy / maid dan disimpan di housekeeping station)

1. Prosedur mengangkat piring kotor di room service

(Generel Clear-up Procedure




Pesanan yang telah dikirim ke kamar tamu

 

a.      

Tunggu 1 jam setelah pengiriman (cek pada report room service pesanan yang akan di clear-up)

b.      Tamu akan menelpon order taker, memberitahukan staf room service untuk segera mengangkat piring kotor

c.      

Bawa dan gunakan format pencatatan peralatan yang digunakan baik untuk pengiriman dan pengambilan

d.     


Ketuk pintu 3 kali sebelum masuk kamar tamu

 

Masuk ke kamar bila tamu sudah mempersilahkan

e.      

Minta bantuan room boy/maid untuk membukakan pintu

f.      


Mulai mengangkat peralatan kotor

 

Angkat semua peralatan kotor dan susun di atas nampan/trolley antara lain: sisa-sisa makanan, peralatan makan, piring dangelas, serbet makan, dll

g.     


Periksa dan cocokan dengan pesanan

 

Jumlah peralatan yang ada harus sesuai dengan jumlah pada saat pengiriman




h.     

Laporkan bila ada kekurangan peralatan

Pengawasan terhadap peralatan yang digunakan di room service harus dilakukan dengan baik dan ketat untuk mencegah terjadinya banyak kehilangan terhadap penggunaan peralatan. Di room service diterapkan pennggunaan format isian yang diletakkan di atas baki atau rolling table yang dikirim ke kamar-kamar. Ketika room service waiter kembali membawa peralatan dan perlengkapan yang telah di pakai di kamar tamu, mereka harus dengan segera memeriksa ulang dan menyesuaikan peralatan sesuai dengan catatan yang ada pada format pada saat pengiriman. Bila terjadi kekurangan atau kehilangan harus segera melaporkan kepada supervisor yang bertugas.

2. Pengembalian trolley dan nampan/baki

            Pengembalian trolley atau tray dari kamar tamu harus dibuatkan catatan khusus agar perlatan tersebut dapat digunakan dengan efektif. Troley yang terlalu banyak akan membutuhkan tempat yang banyak pula sehingga dalam penggunaan trolley hendaknya di atur dengan baik. Trolley yang sudah selesai digunakan hendaknya segera dikembalikan ketempatnya dan dilipat untuk meminimalkan tempat penyimpanan.

G. KERJASAMA ROOM SERVICE DENGAN BAGIAN LAIN

            Operasional room service tidak dapat berjalan dengan lancer apabila tanpa dukungan bagian lain. Untuk itu perlu adanya kerjasama yang baik dan terorganisir agar operasional tersebut dapat berjalan dengan baik. Adapun bagian lain yang berhubungan dengan room service yaitu:

a.       House Keeping

Hubungan kerjasama dengan house keeping antara lain: pencucian linen di laundry, bunga untuk hiasan trolley, penitipan sementara peralatan kotor di house keeping station , dan lain-lain

b.      Front Office

Hubungan kerjasama dengan front office antara lain: pembayaran bon rekening tamu di front office cashier, informasi tentang data-data tamu yang menginap, yang akan menginap dan tamu cek out, dan informasi yang dibutuhkan tamu terkait dengan room service.

c.       Accounting

Semua bentuk pembayaran dan system pembayaran tamu serta pengadaan bahan dan alat selalu berhubungan dengan accounting

d.      Engineering

Seperti kendala kerusakan: lampu mati, trolley rusak, AC rusak dan lain-lain selalu berhubungan dengan bagian pemeliharaan

e.       Steward

Kerjasama room service dengan steward adalah berhubungan dengan alat saji misalnya penyediaan alat saji, kebersihan alat saji sehari hari.

f.       Kitchen dan Pastry

Berkaitan denga jenis dan jumlah pesanan serta pesanan khusus, waktu pengidangan perlu dikoordinasikan dengan baik dengan pihak dapur, bar dan pastry

g.      Store

Berkaitan dengan penyediaan bahan bahan yang diperlukan di room service seperti: condiment (chilly sauce, tomato ketchup, Tabasco, salt, pepper), tisue, coaster dan perlengkapan lainnya harus berhubungan dengan bagian gudang.

H. ADMINISTRASI ROOM SERVICE

            Untuk menunjang kelancaran operasional di room service, sangat perlu didukung dengan sistim administrasi yang baik. Ada beberapa dokumen administrasi yang diperlukan di room serpice seperti:

1.      Slip Order / Order pad / Captain Order

Merupakan buku atau lembaran yang diformat khusus untuk mencatat setiap pesanan tamu seperti ontoh berikut :

Hotel Grand Kampial Resort & Spa

Jl. Kuruksetra Kampial 80363, Nusa Dua Badung – Bali

SLIP ORDER

Date

Waiter No

Room No

Person

Check No

Qty

Items

Slip order dalam penulisan pesanan dibuat  3 rangkap :

  1. Asli dikirim ke dapur / bar
  2. Lembar kedua dikirim ke kasir
  3. Lembar ke tiga untuk waiter untuk menata pesanan

Untuk mebedakan lembaran tersebut sebaiknya setiap lembaran dibedakan warna kertasnya agar lebih mudah dalam pengontrolan pesanan.

2.      Menu

a.       Door Knob Menu

Door knob menu merupakan menu breakfast yang didesain khusus, etelah diisi oleh tamu dapat digantungkan dipintu luar kamar tamu. Meni ini disediakan dikamar tamu oleh room boy dan dapat diisi oleh tamu pada malam hari untuk breakfast besok pagi. Pada door knob menu berisikan data-data sebagai berikut :

- Jenis hidangan yang disediakan

- Banyaknya hidangan yang dipesan

- Tanggal pemesanan

- Waktu pengantaran pesanan

- Nomor kamar

- Tanda tangan tamu

b.      Room Service Menu / Complate Menu

Room service menu ini merupakan menu yang lengkap yang dimiliki oleh hotel bersangkutan. Adapun menu tersebut berisikan:

- A’la carte menu (untuk breakfast, lunch, dinner dan supper)

- Table d’hote menu (untuk breakfast, lunch, dinner dan supper)

- Drink list (daftar minuman dan minuman anggur)

- Pastry (daftar roti, kue dan snack)

3.      Guest Slip

Berupa slip atau lembaran yang berisikan data tamu yang menginap di hotel. Data tamu tersebut diperoleh dari front office setiap harinya dan dibuatkan berupa slip. Guet slip ini ditempatkan dalam sebuah rak yang disebut guest slip rack.  Contoh guest slip sebagai berikut:


     208      Robert Mr       15/9

     27/8                             $.80

     Los Angles 21

     ID.802348                   Ai/w

 

208               : alah nomor kamar tamu

Robert  Mr   : adalah nama tamu

15/9              : adalah tanggal meninggalkan hotel (chek out)

27/8              : adalah tanggal kedatangan (arrival)

Los Angles 21: adalah alamat tamu

$. 80             : adalah harga kamar hotel

ID:802348    : adalah nomor passport

Ai/w             : adalah inisial petugas front office

Kegunaan guest slip:

a.       Sebagai informasi di room service mengenai tamu yang menginap di hotel

b.      Memudahkan bagi order taker mengenali tamu pada saat menerima pesanan

c.       Memudahkan control pembayaran / bon tamu.

4.      Daily Guest List

Merupakan daftar harian yang berisi informasi tentang :

- Jumlah tamu yang menginap di hotel

- Jumlah tamu yang diharapkan dating besok

- Jumlah tamu VIP yang menginap di hotel

- Jumlah tamu VIP yang diharapkan dating besok

- Jumlah tamu group yang datang hari ini dan besok

- Prosentase jumlah tamu yang mengimap di hotel

Daily guet list ini diberikan oleh petugas front office setiap hari sebagai informasi bagi room service untuk merencanakan:

- Jumlah trolley, tray dan peralatan yang dibutuhkan untuk melayani makan pagi, siang maupun malam

- Jumlah tamu VIP yang diberikan pelayanan istimewa termasuk menyuapkan fruit basket

- Meal / boxes, kadang kadang tamu group memesan makanan dalam kotak

- Merencanakan jadwal tugas (schedule) bagi staf room service

- Merencanakan pemesanan bahan yang diperlukan di room service

5. Room Service Report

Merupakan buku catatan khusus di room service yang digunakan untuk mengontrol kegiatan operasional pada setiap shift kerja. Contoh room service report seperti:

Hotel Grand Kampial Resort & Spa

     Jl. Kuruksetra Kampial 80363, Nusa Dua Badung- Bali

     ROOM SERVICE REPORT

Meal Period : Breakfast                                                                    Date : 4 Agustus 2009

Room No

Guest Name

Person

Waiter No

Order

In

Delivery

Order

Clear-up

Tray Return

Trolley Return

Remark

                                                                                             Supervisor Incharge

                                                                                                     (________________)

6. Room Service Equipment Control Sheet

         Merupakan format daftar peralatan room service yang digunakan untuk mengontrol peralatan pada saat pengiriman dan pengantaran pesanan tamu. Contoh format daftar peralatan seperti :

Room Service Equipment Control Sheet

Room No          : …………………….                                                          Date                       : …………..

Guest Name      : ………….................                                                           Meal Period          : …………..

No

ITEM

Size

Qty

Delivery

Return

Lost / Breakage

Remark

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

                                                                                                                    Waiter

                                                                                                                            (____________________)

7. Requizition Book

Merupakan buku permintaan barang atau bahan habis pakai ke gudang.Buku pesanan ini dapat berupa :

1. FOOD               (untuk meminta jenis bahan-bahan makanan)

2. BEVERAGE    (untuk meminta jenis-jenis minuman

3. MATERIAL & SUPPLIES      (untuk meminta peralatan / perlengkapan)

Formulir ini setelah diisi dibuat rangkap 3 yang nantinya didistribusikan kepada: Asli untuk petugas gudang, copy pertama untuk cost control dan lcopy kedua untuk outlet yang meminta barang. Contoh requizition book seperti :

HOTEL GRAND KAMPIAL NUSADUA

BALI                               STOTEROOM REQUIZITION                       NO: 00356

                                                           F O O D

DEPARTMENT : ………………………..                                                            DATE : …………………20……

STOCK

I T E M

SIZE

QTY

COST

COMMENT

NO

UNIT

TOTAL

Requested By

(Department Head

Delivered By

Meat

Fish

Dairy Prod

Received By

F & B Controller

Veg & Fruit

Groceries

TOTAL

DAFTAR PUSTAKA

Marsum WA, 1993. Restoran dan Segala Permasalahannya, Edisi ke 4, Andi Yogyakarta

Richard Sihite, 2000. Food Service Tata Hidangan, SIC Surabaya

Sugiarto, Endar dan Sri Sulartiningrum, 2003. Pengantar Akomodasi dan Restoran, PT Gramedia Pustaka

           Wiwoho, Arjuno, 2008. Pengetahuan Tata Hidangan, Erlangga Group Jakarta

Sumber: http://lpkartini.blogspot.com/2015/06/prosedur-elayanan-makan-di-kamar-room.html